Trik Efisiensi Waktu Membaca Pesan E-mail

Kemudahan penggunaan e-mail dan kemudahan dalam bergabung pada sebuah komunitas seperti forum maya, mailing list dan lain-lain membuat kotak surat masuk (inbox) kita selalu terisi email dari berbagai sumber. Kemudahan membuat blog dan menghubungkan antara satu blog dengan lainnya, dan mendapatkan informasi menggunakan fasilitas alert atau RSS (Really Simple Syndication) atau sindikasi dari berbagai situs, semakin membuat inbox kita selalu terisi. Belum lagi banyaknya spamming dari berbagai sumber yang kurang bertanggung jawab, hal ini membuat kita harus membuat prioritas dalam membaca pesan e-mail. Mungkin saat ini Anda sudah merasakan bila banyaknya pesan e-mail yang masuk ke dalam inbox tidak hanya puluhan pesan e-mail perharinya, namun ratusan bahkan ribuan pesan e-mail perharinya.

Teknologi Informasi dan Komunikasi lambat laun menciptakan berbagai kemudahan dan efisiensi. Munculnya Etika Online (Online Ethic) juga didasarkan pada beberapa hal termasuk semakin murahnya teknologi penyimpanan saat ini. Bagi mereka yang pernah membuat dan menggunakan layanan free e-mail (surat elektronik gratisan) dari berbagai pengembang piranti lunak seperti Microsoft, tentunya pernah mengenal Hotmail dari situs www.msn.com. Sejak pertama kali diluncurkannya layanan surat elektronik (e-mail) Hotmail, pengguna mendapatkan kapasitas penyimpanan sebesar dua megabytes. Layanan e-mail gratis menggunakan akses web ini juga ditawarkan oleh Yahoo. Saat itu Yahoo memberikan layanan e-mail gratis sebesar empat hingga enam megabytes.

Namun, sejak raksasa mesin pencari "Google" meluncurkan layanan e-mail gratisnya dengan kapasitas sebesar 2 hingga 3 Gigabytes, serta merta Microsoft dan Yahoo menawarkan layanan e-mail gratisnya dengan kapasitas yang bersaing. Saat ini Yahoo telah memberikan kapasitas e-mail gratisnya sebesar satu gigabytes, sedangkan Hotmail memberikan kapasitas sebesar satu gigabytes hingga sebesar lima gigabytes untuk fasilitas "Windows Live Hotmail". Bagi yang rutin menggunakan account (akun) Gmail, kapasitas e-mail yang dipakai bukan semakin berkurang, namun malahan semakin bertambah!

Saat ini kita tidak perlu risau lagi kehabisan sumber daya penyimpanan. Karena dengan memiliki kapasitas inbox yang relatif besar hingga 5 Gigabytes, dirasakan tidak perlu lagi ada aktifitas "menghapus pesan e-mail" atau mengirimkan pesan e-mail yang sudah dibaca ke dalam trash (tempat pembuangan pesan e-mail). Masih utuhnya pesan e-mail yang berada dalam inbox, bisa kita jadikan dokumentasi penting manakala dikemudian hari kita membutuhkannya. Sedangkan untuk mencari pesan e-mail tertentu, kita dapat gunakan fasilitas "search" pada e-mail tersebut. Atau bisa juga menggunakan cara yang lebih terstruktur dan lebih rapih lagi, yaitu menggunakan fasilitas pengelompokan (folder) atau penandaan (labeling) dengan menggunakan tehnik penyaringan pesan e-mail (filtering). Langkah ini sekaligus dipakai sebagai tehnik prioritas pembacaan pesan e-mail.

Yahoo!Mail memberikan fasilitas penambahan folder dan e-mail filtering. Pada fasilitas Yahoo!Mail ini, kita dapat mencoba untuk membuat folder khusus untuk kategori pesan e-mail tertentu. Misalnya pembuatan folder "Kantor" untuk pesan e-mail yang berkaitan dengan urusan kantor. Tambahan misalnya, membuat folder "Milis" untuk pesan e-mail yang berasal dari mailing list. Kemudian kita gunakan fasilitas "filter" untuk menyaring dan memilih setiap pesan e-mail yang masuk dengan cara mengarahkan ke folder yang sudah kita sediakan. Misalnya, bila nama domain kantor menggunakan nama "kantorkita.co.id", maka tuliskan kata kunci "kantorkita.co.id" pada kolom filter dan arahkan ke folder "Kantor". Lakukan juga pada kategori yang lainnya, dalam contoh ini adalah folder "Milis", bila menggunakan mailing list dari Yahoo, maka gunakan kata kunci domain "yahoogroups.com" untuk menyaringnya. Di kemudian hari, apabila ada pesan e-mail masuk dengan akun yang memiliki domain "kantorkita.co.id" secara otomatis akan dimasukkan ke dalam folder "Kantor", begitu juga bila ada pesan e-mail yang masuk berasal dari domain "yahoogroups.com", maka secara otomatis akan dimasukkan pada folder "Milis". Tehnik ini juga sering digunakan pengguna untuk menyaring spamming, secara umum tehnik penyaringan pesan spam menggunakan layanan anti-spam.

Bagi yang menggunakan akun Gmail, tehnik penyaringannya sedikit berbeda dengan Yahoo!Mail. Apabila Yahoo!Mail menggunakan folder sebagai pengelompokan pesan e-mail, Gmail menggunakan "labeling" sebagai penandaan dan pengelompokan pesan e-mailnya.

Dilihat dari banyaknya kesempatan penyaringan pesan e-mail, Yahoo!Mail membatasi penyaringan sebanyak 15 kali saja. Sedangkan Gmail memberikan keleluasan kita untuk melakukan tehnik penyaringan pesan e-mail lebih banyak. Keleluasaan fasilitas Gmail ini cocok bagi mereka yang membutuhkan kategori pesan e-mail lebih rinci, sehingga kapasitas penyaringan dan kapasitas penandaannya juga relatif lebih banyak.

Seperti salah satu slogan Google melalui layanan Gmail-nya "you'll never need to delete another message", maka kita tidak perlu lagi menghapus pesan e-mail yang masuk inbox dan melakukan tehnik penyaringan pesan e-mail agar waktu yang kita habiskan untuk membaca pesan e-mail lebih efisien dari cara membaca pesan email sebelumnya.

---